상가 임대차 특약 작성법｜사무실 계약 분쟁 줄이는 기준

정보 확인 기준일: 2026년 7월 8일

이 글은 상가·사무실 임대인과 임차인이 계약 체결, 유지, 갱신 또는 종료 과정에서 확인해야 할 일반적인 법률 기준과 실무 절차를 정리한 자료입니다.

상가·사무실 임대차계약에서 특약은 계약서 아래쪽에 덧붙이는 참고 문장이 아닙니다. 표준적인 계약서 조항만으로 정하기 어려운 사용 업종, 시설 인수, 공사 승인, 관리비, 수선 책임, 중도해지와 보증금 정산 기준을 구체화하는 계약 내용입니다.

분쟁은 특약이 없어서만 발생하지 않습니다. “현 상태로 임차한다”, “모든 수리비는 임차인이 부담한다”, “퇴거 시 원상복구한다”처럼 대상과 범위가 불분명한 특약도 분쟁의 원인이 됩니다.

좋은 특약은 임대인이나 임차인 한쪽의 권리를 최대한 많이 적는 문구가 아닙니다. 기본 계약서에 부족한 내용을 찾아 대상, 적용 범위, 이행 주체, 통지방법, 처리기한, 비용 부담, 완료 확인과 증빙자료를 구체화하는 문구입니다.

이 글에서는 부동산 계약 전반을 넓게 설명하기보다 상가·사무실 임대차계약에서 어떤 내용을 특약과 별지로 보완해야 하는지에 집중합니다.

📌 3줄 핵심 인사이트

1. 특약은 기본 계약서를 대체하는 문구가 아니라 개별 점포의 시설·업종·비용·절차를 보완하는 계약 내용입니다.

2. “모든 비용”, “현 상태”, “원상복구”와 같은 포괄적인 표현은 대상과 기준일, 예외, 증빙자료를 특정하지 않으면 해석이 달라질 수 있습니다.

3. 특약이 길어지면 계약서에 모두 적기보다 시설목록·사진대장·공사승인서·인수인계서를 별지로 첨부하고 특약에서 정확히 특정해야 합니다.

기본 계약서 조항과 특약의 역할은 다릅니다

기본 임대차계약서는 목적물, 보증금, 차임, 관리비, 계약기간, 사용 목적과 계약 종료 등 당사자 사이의 기본적인 권리·의무를 정합니다.

특약은 기본 계약서만으로 부족한 개별 합의를 보완합니다. 예를 들어 해당 점포에 남아 있는 냉난방기와 덕트를 누가 소유하는지, 음식점 영업을 위한 급배수 공사를 허용하는지, 정액관리비에 어떤 항목이 포함되는지와 같은 내용입니다.

구분	기본 계약조항의 역할	특약으로 보완할 내용
목적물	임대할 점포의 주소·층·호수·면적	창고, 주차면, 외부 간판 자리와 공용부 사용 범위
차임·관리비	금액과 납부일	관리비 항목, 산정방법, 부가가치세, 연체 시 처리
사용 목적	임차 업종	허용 업종, 업종 변경, 인허가 확인과 임대인의 협조 범위
사용·수선	일반적인 사용·관리 의무	기존 하자, 구조적 하자, 소모품과 임차인 공사로 인한 하자 구분
공사	임대인 동의 필요 여부	승인 대상 도면, 전기·소방·급배수 변경, 공용부 사용, 철거·존치
계약 종료	인도와 보증금 반환	현장점검일, 열쇠 반환, 공제자료, 원상복구 완료 확인

계약서 본문과 특약이 충돌하면 어떻게 될까?

특약에 적힌 내용이 기본 조항보다 언제나 우선한다고 단정할 수는 없습니다. 계약서 전체의 문언, 특약을 작성한 경위, 어느 문구가 더 구체적인지, 작성 시점과 당사자가 실제로 의도한 내용 등을 종합해 해석될 수 있습니다.

예를 들어 본문에는 “임차인이 설치한 시설을 철거한다”고 적혀 있는데 특약에는 “임대인이 승인한 시설은 철거하지 않는다”고 적혀 있다면, 승인 대상과 승인 방식이 무엇인지 확인해야 합니다. 특정 시설이 승인 목록에 포함되지 않았다면 다시 해석 분쟁이 생길 수 있습니다.

계약서를 작성할 때는 충돌하는 문구를 그대로 두지 말고 다음과 같이 정리하는 것이 좋습니다.

본문 중 수정되는 조항의 번호와 내용을 특약에 명시합니다.
적용 대상과 예외를 시설명 또는 별지 번호로 특정합니다.
“본 특약과 제○조가 충돌하는 경우”와 같은 조정 문구를 두더라도 강행규정에 위반되는 내용까지 유효해지는 것은 아니라는 점을 확인합니다.
본문과 특약을 함께 읽었을 때 같은 결론이 나오도록 불필요한 문구를 삭제하거나 수정합니다.

구두 합의와 서면 특약의 차이

상가 임대차의 모든 합의가 반드시 서면으로 이루어져야만 효력이 생기는 것은 아닙니다. 그러나 구두 합의는 합의의 존재뿐 아니라 대상, 범위, 금액, 적용 기간과 조건을 입증하기 어렵습니다.

“공사를 해도 된다”는 말도 다음 내용까지 합의했다는 뜻인지는 별개의 문제입니다.

건물 구조나 공용부를 변경해도 되는지
공사비를 누가 부담하는지
공사로 인한 민원과 손해를 누가 처리하는지
계약 종료 시 철거해야 하는지
임대인이 시설을 무상으로 인수하는지

중요한 구두 협의는 계약서 특약이나 별도 합의서로 확정하는 것이 가장 안전합니다. 계약 후 문자나 이메일로 변경했다면 변경 대상 조항, 적용일, 금액, 기간과 상대방의 명시적인 회신을 함께 보관해야 합니다.

별지와 특약을 연결하는 방법

시설목록, 사진, 공사도면과 관리규약이 있어도 계약서와 연결되지 않으면 어떤 자료를 계약 기준으로 삼았는지 다툼이 생길 수 있습니다.

특약에는 다음과 같이 별지를 특정하는 것이 좋습니다.

이 계약의 시설 인수 상태와 원상복구 기준은 계약 체결일 작성한 별지 1 시설목록 3쪽, 별지 2 사진대장 사진번호 1번부터 28번 및 별지 3 공사승인도면을 기준으로 한다. 임대인과 임차인은 각 별지의 페이지 수와 내용을 확인하고 서명 또는 확인 표시를 한다.

전자파일을 별지로 사용하는 경우에는 파일명, 작성일, 사진번호와 보관 방법을 기재합니다. “사진 별첨”이라고 적고 실제 사진을 첨부하지 않거나 당사자가 서로 다른 사진을 보관하면 기준 자료로서 활용하기 어려워질 수 있습니다.

특약에도 법적 한계가 있습니다

민법 제105조는 법령 중 선량한 풍속이나 사회질서와 관계없는 규정과 다른 의사를 당사자가 표시한 경우 그 의사에 따를 수 있도록 정하고 있습니다. 이는 법률이 당사자의 합의에 맡긴 사항에 대해서는 계약으로 구체적인 기준을 정할 수 있다는 의미입니다.

반면 민법 제103조는 선량한 풍속과 기타 사회질서에 위반한 사항을 내용으로 하는 법률행위를 무효로 정합니다. 당사자가 서명한 특약이라도 법률상 허용되는 범위를 벗어나면 효력이 제한될 수 있습니다.

상가건물 임대차보호법 제15조도 해당 법의 규정에 위반된 약정으로서 임차인에게 불리한 것은 효력이 없다고 정합니다. 따라서 “임차인에게 불리해 보이는 특약은 모두 무효”인 것이 아니라, 해당 특약이 상가건물 임대차보호법의 어떤 규정을 위반하고 그 결과 임차인에게 불리한지를 구체적으로 검토해야 합니다. 현행 상가건물 임대차보호법은 2026년 5월 12일부터 시행 중인 법률을 기준으로 확인할 수 있습니다.

구분	의미	상가·사무실 임대차 예시
법률상 허용되거나 제한되는 사항	강행규정과 사회질서에 반하는 약정은 계약으로 자유롭게 배제하기 어렵습니다.	상가건물 임대차보호법상 임차인에게 보장된 권리를 법에 위반해 일률적으로 포기시키는 문구
당사자가 계약으로 정할 수 있는 사항	법률이 당사자 합의에 맡긴 범위에서는 개별 기준을 정할 수 있습니다.	관리비 산정방법, 공사 승인 절차, 시설 인수 범위, 수선 통지방법
실무상 권고사항	법적 성립요건은 아니더라도 분쟁을 줄이기 위해 권장됩니다.	사진대장 작성, 별지마다 서명, 전자문서 원본 보관, 공동 현장점검

특약의 효력은 문장 하나만 떼어 판단하지 않습니다. 계약 목적, 전체 문구, 당사자의 지위, 합의 경위, 실제 이행과 적용 법령을 함께 확인해야 합니다.

특약 작성 전 먼저 확인할 자료

특약 문구부터 작성하면 실제 시설 상태나 권한관계와 맞지 않는 문장이 만들어질 수 있습니다. 다음 자료를 먼저 확인한 뒤 확인 결과를 특약과 별지에 반영하는 것이 좋습니다.

먼저 확인할 자료	필요한 이유
등기사항증명서	소유자, 공동소유 여부, 담보권과 계약 상대방의 임대 권한을 확인하기 위해 필요합니다.
건축물대장과 건축물 용도	임차 예정 업종이 건축물 용도와 맞는지, 용도변경 검토가 필요한지 확인하는 출발점입니다.
최초 임대차계약서와 기존 갱신계약서	현재 적용되는 계약기간, 차임, 관리비와 이전 특약의 존속 여부를 확인합니다.
관리규약과 관리비 부과 기준	허용 업종, 영업시간, 간판, 공사, 공용부 사용 제한과 관리비 배분 기준을 확인합니다.
입주 전 시설목록	기존 시설의 명칭, 수량, 설치 위치, 소유자와 작동 상태를 기록합니다.
촬영일이 확인되는 사진·영상 원본	계약 체결 당시 시설 상태와 기존 하자를 확인하는 기준 자료가 됩니다.
전기·냉난방·덕트·급배수·소방시설 현황	업종 운영과 공사 가능성, 증설 필요 여부와 수선 책임을 검토합니다.
인테리어 공사도면과 견적서	구조·설비 변경 범위와 공사비, 철거 대상을 사전에 확인합니다.
임대인의 공사 승인자료	허용된 공사와 승인 조건, 존치·철거 여부를 구분합니다.
업종 인허가 가능 여부 확인자료	건축물 용도, 위생·소방·교육·주차 등 관련 기준을 임차인이 확인한 경과를 남깁니다.
공동소유자 또는 대리인의 권한자료	계약이나 공사 승인 권한이 있는 사람이 합의했는지 확인합니다.
기존 시설의 설치 주체와 인수자료	임대인, 전 임차인 또는 현 임차인 중 누가 설치하고 인수했는지 구분합니다.
차임·관리비·부가가치세 납부조건	월 납부 총액, 항목별 금액, 지급일과 세금계산서 발행 기준을 명확히 합니다.
보증금 반환과 공제 예정 항목	차임·관리비·원상복구비 등 공제 대상과 정산자료 제공 방법을 정합니다.

현장 사진은 천장·바닥·벽체만 촬영해서는 부족합니다. 전기증설 부분, 분전반, 냉난방기, 실외기, 덕트, 급배수시설, 화장실, 간판 자리, 계량기와 공용부 연결 상태까지 촬영일이 남는 원본으로 보관하는 것이 좋습니다.

전체 공간을 먼저 촬영한 뒤 설비별 중간 사진과 하자 근접 사진을 촬영합니다. 사진번호를 시설목록에 기재하고 임대인과 임차인이 동일한 원본 또는 동일한 사본을 보관해야 합니다.

특약 당사자와 서명·날인도 확인해야 합니다

등기사항증명서상 소유자가 여러 명이라면 일부 소유자에게 단독으로 임대 권한이 있는지 확인해야 합니다. 공동소유자 중 한 사람만 계약하는 경우에는 다른 소유자의 동의 또는 적법한 대리권이 있는지 확인할 필요가 있습니다.

대리인이 계약하거나 공사를 승인한다면 위임장만 볼 것이 아니라 다음 사항을 확인합니다.

위임인의 인적 사항과 서명·날인
임대차계약 체결 권한
보증금과 차임 조건을 정할 권한
특약을 추가하거나 변경할 권한
공사와 원상복구 면제를 승인할 권한
보증금 수령과 반환에 관한 권한
위임 유효기간과 본인 확인자료

계약서 문구를 수정할 때는 수정 전 문구가 확인되도록 두 줄을 긋고 수정 내용을 적은 뒤 임대인과 임차인이 수정 부분에 확인 표시를 남기는 것이 좋습니다. 빈 특약란은 사선을 긋거나 “이하 여백”을 표시해 계약 체결 후 일방적으로 내용이 추가되는 문제를 예방할 수 있습니다.

계약서와 별지는 당사자에게 동일한 내용으로 교부합니다. 페이지가 여러 장이라면 페이지 수를 표시하고 각 별지의 제목·작성일·파일명을 계약서에 적어 서로 다른 자료를 계약 기준으로 보관하지 않도록 해야 합니다.

불명확한 특약과 구체화한 특약 비교

아래 문구는 이해를 돕기 위한 예시이며, 실제 특약은 해당 계약의 시설 상태와 당사자의 합의 내용에 맞게 조정해야 합니다.

쟁점	불명확한 특약	구체화한 특약 또는 확인 기준	함께 남길 증빙자료
사용 업종과 인허가	영업허가는 임차인 책임으로 한다.	임차 목적은 ○○업으로 하며, 임차인은 계약 전 건축물 용도·관리규약·관계 법령상 인허가 가능성을 확인한다. 임대인은 건축물대장, 시설 현황 등 자신이 보유한 자료 제공과 소유자 동의가 필요한 절차에 합리적인 범위에서 협조한다. 인허가 불가 시 계약금 처리와 해제 가능 여부는 ○일까지 확인해 별도로 정한다.	건축물대장, 관리규약, 관계 기관 문의자료, 업종 확인서
관리비	관리비는 임차인이 부담한다.	관리비는 월 ○원 정액 또는 실제 사용량 방식으로 부과한다. 포함 항목, 별도 항목, 부가가치세 여부, 전기·수도·냉난방 배분 기준, 정산 주기와 퇴거일까지의 일할 정산 기준은 별지 관리비표에 따른다.	관리비표, 산출내역, 계량기 사진, 고지서, 납부내역
시설 하자와 수선	모든 수리비는 임차인이 부담한다.	계약 전 존재한 하자와 건물 노후·구조적 원인으로 발생한 문제, 임차인의 사용·공사로 발생한 문제를 구분한다. 하자 발견 시 ○시간 또는 ○일 이내 지정 연락처로 통지하고, 긴급수선 외에는 견적 확인 후 공사업체와 비용 부담을 서면으로 정한다.	입주 사진, 하자목록, 점검보고서, 견적서, 영수증
인테리어 공사와 사전 승인	임대인의 허락을 받아 공사한다.	임차인은 공사 시작 ○일 전 도면, 공사기간, 시공업체, 소방·전기·급배수 변경내용과 공용부 사용계획을 제출한다. 임대인의 승인은 서면 또는 확인 가능한 전자문서로 하며, 승인 여부와 원상복구 면제 여부는 별도로 표시한다.	공사도면, 견적서, 공사승인서, 관리사무소 승인
전기·냉난방·덕트·급배수	설비 공사는 임차인이 알아서 한다.	전기증설 용량, 냉난방기·실외기 위치, 덕트 관통부, 급배수 배관과 소방설비 변경 범위를 별지 도면으로 특정한다. 공용부 또는 주요 구조부 공사는 임대인과 관리주체의 사전 승인을 받고, 비용·민원·손해 책임과 퇴거 시 철거 여부를 정한다.	설비도면, 전기용량 자료, 시공내역서, 완료 사진
기존 시설 인수	현 시설 상태로 임차한다.	별지 시설목록에 기재된 시설을 작동 상태와 함께 인수한다. 소유자, 설치 주체, 정상·고장 여부, 무상 사용인지 양수인지와 고장 발생 시 수선 책임을 시설별로 표시한다. 목록에 없는 시설의 인수 여부는 별도 서면 합의로 정한다.	시설목록, 작동 영상, 양도·양수서, 인수인계서
중도해지와 신규 임차인	새 임차인을 구하면 계약을 종료한다.	임차인이 신규 임차인 후보의 업종·보증금 지급능력 등 심사자료를 제출하면 임대인은 ○영업일 이내 검토 결과를 회신한다. 기존 임차인의 차임 부담 종료일은 신규 계약 체결일, 점포 인도일 또는 별도 합의일 중 ○○로 하며, 중개보수·원상복구비와 보증금 반환일을 구분한다.	후보자 자료, 임대인 회신, 신규 계약서, 정산합의서
무단전대와 사용 주체 변경	전대는 금지한다.	임차인은 임대인의 사전 서면 동의 없이 전대, 공동사용, 운영주체 변경 또는 임차권 양도를 하지 않는다. 법인 대표자·상호 변경 등 단순 변경과 실질적인 사용 주체 변경을 구분하고, 동의 요청자료와 처리기한을 정한다.	사업자등록자료, 법인등기사항, 동의요청서, 승인서
원상복구와 존치 시설	퇴거 시 입주 당시 상태로 원상복구한다.	원상복구 기준일은 점포 인도일로 하고 별지 시설목록과 사진대장을 기준으로 한다. 임차인이 설치한 시설, 전 임차인 시설, 임대인이 존치를 승인한 시설과 통상 사용에 따른 마모를 구분한다. 공동점검일, 보완기한, 완료 확인자와 보증금 정산일을 정한다.	입주·퇴거 사진, 공사승인서, 존치동의서, 현장확인서
점포 인도·미납금·보증금	퇴거하면 보증금을 반환한다.	점포 인도는 영업 종료, 점유 이전, 열쇠·출입카드 반환과 잔존물 반출이 완료된 때로 정한다. 임대인은 미납 차임·관리비·복구비 공제 예정 항목과 산출자료를 ○일 전까지 제공하고, 확인된 금액을 공제한 보증금을 ○일까지 반환한다. 통지는 계약서상 주소·이메일·전화번호로 하고 도달자료를 보관한다.	열쇠반환서, 인도확인서, 정산표, 견적서·영수증, 통지자료

구체화한 문구가 길어지면 계약서 특약란에 모든 세부사항을 넣을 필요는 없습니다. 다음 자료를 별지로 작성하고 특약에서 제목, 작성일과 페이지 수를 특정하는 방식이 더 명확할 수 있습니다.

별지 1: 시설목록과 작동 상태
별지 2: 입주 전 사진대장
별지 3: 인테리어·설비 공사도면
별지 4: 공사승인서와 원상복구 구분표
별지 5: 관리비 항목·산정표
별지 6: 점포 인수인계서

사용 업종과 인허가 특약 작성 기준

“영업허가는 임차인 책임”이라는 문구만으로는 인허가가 불가능한 경우의 계약금과 공사비 부담을 해결하기 어렵습니다.

임차인은 계약 전에 건축물대장상 용도와 예정 업종이 맞는지 확인해야 합니다. 건물 관리규약이 특정 업종, 영업시간, 냄새·소음 발생, 외부 간판과 공용부 사용을 제한하는지도 살펴야 합니다.

업종에 따라 소방, 위생, 교육환경, 주차, 배기·환기와 장애인 편의시설 기준 등이 추가로 문제 될 수 있습니다. 임대인이나 공인중개사가 영업허가 가능성을 보장하는 것처럼 작성하기보다 누가 어떤 자료를 확인하고 어디까지 협조할 것인지 정해야 합니다.

특약에서는 다음 사항을 구분하는 것이 좋습니다.

계약상 허용 업종과 사용 범위
건축물 용도와 관리규약 확인 주체
임대인이 제공할 건축물·시설 자료
소유자 동의가 필요한 신고·공사의 협조 범위
임차인이 확인할 개별 영업 인허가
인허가 불가 사실의 확인기한
계약 해제 가능 여부와 계약금·공사비 처리
업종 변경 시 사전 통지 또는 동의 절차

인허가 불가를 이유로 계약을 해제할 수 있도록 합의하려면 어떤 기관의 어떤 결과를 기준으로 할지, 임차인이 언제까지 신청·확인해야 하는지와 이미 진행한 공사비를 누가 부담하는지까지 정해야 합니다.

관리비 특약 작성 기준

관리비는 통상 차임과 구분해 정하는 비용이므로 금액만 적지 말고 항목과 산정방법을 구체적으로 정해야 합니다.

법무부와 국토교통부가 2024년 5월 8일 개선한 상가건물 임대차 표준계약서 양식은 월 10만 원 이상인 정액관리비의 주요 비목별 금액을 세분화해 적고, 정액이 아닌 관리비는 항목과 산정방식을 기재하도록 구성되어 있습니다. 임차인이 직접 납부하는 공과금도 별도로 표시하도록 안내합니다.

2026년 5월 12일부터 시행된 상가건물 임대차보호법 제19조의2에 따르면, 임대차계약 시 합의로 임차인이 임대인에게 상가건물 유지관리에 필요한 관리비를 납부하는 경우 임차인은 부과된 관리비 내역의 제공을 요청할 수 있고, 요청받은 임대인은 이에 따라야 합니다.

상가건물 임대차보호법 시행령 제8조는 일반관리비, 청소비, 경비비, 소독비, 승강기유지비, 냉난방비·급탕비, 수선유지비, 위탁관리수수료, 전기료, 수도료, 가스사용료, 정화조 오물 처리 수수료, 폐기물 처리 수수료와 건물 전체를 대상으로 하는 보험료 등 14개 비용 항목별 금액을 관리비 내역에 표시하도록 정합니다. 다만 임차인이 임대인에게 납부해야 하는 월 관리비가 10만 원 미만이면 항목별 금액은 생략하고 관리비에 포함된 비용 항목만 표시해 제공할 수 있습니다.

제19조의2는 부칙에 따라 2026년 5월 12일 이후 임대차계약을 새로 체결하거나 갱신하는 경우부터 적용됩니다. 따라서 그 전에 체결되어 시행일 이후에도 갱신되지 않은 계약은 법정 내역 제공 의무의 적용 여부를 구분해야 합니다. 다만 기존 계약에서도 관리비 항목·산정방법과 자료 제공 절차를 특약으로 정할 수 있으며, 2024년 개선 표준계약서는 계약 내용을 구체화하는 참고 양식으로 활용할 수 있습니다.

관리비 특약에는 다음 내용을 반영하는 것이 좋습니다.

확인 항목	구체화할 내용
부과 방식	정액인지 실제 사용액인지
포함 항목	청소, 경비, 승강기, 공용전기, 냉난방, 수선유지 등
별도 항목	전용 전기·수도·가스, 주차료, 폐기물 처리비 등
부가가치세	관리비와 개별 사용료에 포함되는지
배분 기준	전용면적, 계약면적, 점포 수 또는 사용량 중 어떤 기준인지
계량기	전용 계량기인지 공용 계량 후 배분하는지
정산 주기	매월, 분기 또는 연간 정산인지
내역 확인	고지서 제공일, 제공 방식과 문의 절차
증빙 확인	계약상 허용되는 범위에서 고지서·계량기·산출자료를 확인하는 방법
퇴거 정산	인도일까지 일할 계산인지 검침일 기준인지

법률상 관리비 내역 제공 의무와 계약상 증빙 확인 방법은 구분해야 합니다. 영수증이나 계약서 원본의 열람 범위까지 필요한 경우에는 제공 대상, 개인정보나 다른 점포 정보의 처리와 열람 방법을 특약에 별도로 정하는 것이 좋습니다.

시설 하자와 수선 책임 특약 작성 기준

시설 수선은 다음 세 범주를 나누어야 합니다.

1. 계약 전부터 존재한 하자

입주 전 누수 흔적, 냉난방기 고장, 배수 불량과 전기 설비 이상은 시설목록과 사진에 표시합니다. 수리하기로 한 시설은 수리 주체와 완료기한, 임차인의 공사 시작일과의 관계를 정해야 합니다.

2. 건물 노후화나 구조적 원인으로 발생한 문제

외벽·옥상 방수, 주요 배관, 공용 전기와 건물 구조에서 비롯된 문제는 임차인의 전용부분 사용으로 발생한 고장과 구분할 필요가 있습니다. 원인 확인이 필요한 경우 점검업체 선정과 점검비 부담 방법도 정합니다.

3. 임차인의 사용 또는 공사로 발생한 문제

임차인이 설치한 설비나 과도한 전력 사용, 배수관 이물질, 무단 구조 변경 등으로 발생한 문제는 임차인의 공사자료와 사용 상태를 기준으로 확인합니다.

“모든 수리비는 임차인이 부담한다”는 포괄적 문구보다는 다음 절차를 두는 것이 좋습니다.

하자 발견 즉시 사진 촬영
지정 연락처로 장소·상태·긴급성을 통지
임대인과 임차인의 공동 확인
원인 진단이 필요한 경우 점검업체 선정
수리 범위와 견적 확인
긴급수선 여부 결정
공사 완료 후 사진과 영수증 확인
비용 정산과 보증금 공제 여부 확정

긴급한 누수나 전기 사고는 사전 승인을 기다리기 어려울 수 있습니다. 긴급수선의 범위, 통지 가능한 시간, 임차인이 우선 지출할 수 있는 금액과 사후 제출자료를 특약으로 정할 수 있습니다.

인테리어 공사와 시설 변경 특약 작성 기준

임대인의 사전 동의가 필요하다고만 적으면 어떤 자료를 제출해야 하고 어떤 범위까지 승인한 것인지 불명확합니다.

임차인이 공사 전에 제출할 자료는 다음과 같습니다.

평면도와 공사도면
공사 시작일과 완료 예정일
시공업체 정보
전기증설 용량과 배선 변경
소방시설 이동·증설 여부
급배수·가스·덕트 변경
냉난방기와 실외기 설치 위치
벽체·바닥·천장 관통 부분
엘리베이터·복도 등 공용부분 사용계획
폐기물 반출과 소음·분진 관리계획
관리사무소나 관리단의 승인 필요 여부

임대인은 승인 여부뿐 아니라 승인 범위를 서면으로 남겨야 합니다. 공사를 허용했다는 사실과 퇴거 시 철거하지 않아도 된다는 합의는 서로 다른 내용이므로 별도로 표시해야 합니다.

공사 승인서에는 다음 내용을 포함하는 것이 좋습니다.

승인한 도면 번호와 작성일
승인 시설과 제외 시설
공사비 부담 주체
공용부 손상과 민원 책임
인허가·관리사무소 승인 책임
공사 완료 확인자
준공도면과 완료 사진 제출기한
계약 종료 시 철거·존치 여부
손해 발생 시 보험 또는 배상 처리

구두로 공사를 승인했다면 공사 전에 문자나 이메일로 도면과 승인 범위를 다시 확인해야 합니다. “도면 확인했고 공사해도 됩니다”라는 답변만으로 존치 동의나 원상복구 면제까지 확정되었다고 단정하기는 어렵습니다.

원상복구 특약 작성 기준

이번 글에서는 원상복구의 상세한 법리보다 특약을 구체화하는 방법에 집중합니다.

“입주 당시 상태로 원상복구한다”는 문구만 사용할 경우 입주 당시 상태가 무엇인지부터 다툼이 생길 수 있습니다. 다음 항목을 특약과 시설목록에 반영해야 합니다.

원상복구 기준일
최초 점포 인도 상태
전 임차인이 설치한 시설
현 임차인이 새로 설치한 시설
임대인이 존치를 승인한 시설
통상적인 사용으로 생긴 마모와 별도 훼손
철거 대상과 보수 대상
공동 현장점검일
완료 확인자와 확인 방법
미완료 항목의 보완기한
공사비 산정과 자료 제공
보증금 정산일

기존 시설의 설치 주체가 확인되지 않으면 임차인이 인수한 시설인지, 임대인 소유 시설인지 또는 전 임차인이 두고 간 시설인지부터 확인해야 합니다. 시설목록에 소유자와 인수 여부를 표시하지 않으면 계약 종료 시 철거 책임이 불명확해질 수 있습니다.

원상복구 비용을 보증금에서 공제할 가능성이 있다면 공제 대상, 현장점검, 견적 확인과 실제 지출자료의 처리 방법을 정해야 합니다. 임대인이 공제 금액을 제한 없이 임의로 결정하도록 하는 문구는 분쟁 위험이 큽니다.

중도해지와 신규 임차인 주선 특약 작성 기준

“새 임차인을 구하면 계약을 종료한다”는 문구에는 종료 시점이 없습니다.

신규 임차인을 소개한 날과 실제 임대차계약을 체결한 날은 다릅니다. 기존 임차인이 점포를 인도하거나 원상복구를 마친 날도 별도로 정해야 합니다.

중도해지 특약에서는 다음 시점을 구분합니다.

시점	확인할 내용
신규 임차인 소개일	어떤 자료를 임대인에게 제출해야 하는지
임대인의 심사기간	업종, 신용, 보증금 지급능력 등을 검토할 기간
임대인의 회신일	승인, 거절 또는 추가자료 요청 방법
신규 계약 체결일	신규 임차인과 임대인의 계약이 성립한 날
기존 차임 부담 종료일	소개일·신규 계약일·점포 인도일 중 어느 날인지
원상복구 완료일	신규 임차인이 시설을 인수하는 경우의 예외
점포 인도일	열쇠와 출입카드 반환, 잔존물 처리
비용 정산일	중개보수, 관리비, 공사비와 기타 비용
보증금 반환일	인도·정산과 어떤 관계에 있는지

임대인이 임차인이 소개한 후보자를 무조건 받아야 하는 것처럼 작성해서는 안 됩니다. 임대인의 합리적인 심사 기준과 회신기한을 정하고, 거절 시 어느 정도의 사유를 통지할 것인지 합의하는 방식이 적절합니다.

상가·사무실 임대차 특약 작성 절차

① 목적물과 계약 당사자를 확인합니다

임대인·임차인과 공인중개사는 등기사항증명서, 건축물대장과 신분·법인 자료를 확인합니다. 공동소유 또는 대리계약이면 동의서와 위임장 범위를 확인하고 관련 자료를 계약서와 함께 보관합니다.

② 사용 업종과 인허가 가능성을 확인합니다

임차인은 예정 업종과 세부 영업 형태를 알리고 건축물 용도, 관리규약과 관계 기관의 기준을 확인합니다. 임대인은 보유한 건축물·시설 자료와 소유자 동의가 필요한 사항을 안내합니다.

③ 시설·하자·공용부를 현장점검합니다

임대인과 임차인은 전용부분뿐 아니라 전기, 냉난방, 덕트, 급배수, 소방, 간판 자리, 계량기와 공용부 상태를 함께 확인합니다. 시설목록에 작동 상태와 하자를 기록하고 사진번호를 연결합니다.

④ 비용 부담 항목을 구분합니다

차임, 관리비, 공과금, 수선비, 공사비, 원상복구비와 중개보수 등 발생 가능한 비용을 나열합니다. 각 비용의 부담 주체, 산정방법, 지급일과 증빙자료를 구분합니다.

⑤ 특약 초안을 작성합니다

기본 계약서로 부족한 사용 업종, 관리비, 수선, 공사, 시설 인수, 중도해지, 원상복구와 정산 기준을 초안으로 작성합니다. 한쪽 당사자의 요청사항만 복사하지 말고 이행 가능성을 함께 확인해야 합니다.

⑥ 불명확한 표현을 수정합니다

“일체”, “모든”, “현 상태”, “깨끗하게”, “즉시”, “임대인이 정하는 금액”처럼 범위가 불명확한 표현을 찾습니다. 시설명, 금액, 날짜, 처리기한과 확인자를 넣어 문구를 구체화합니다.

⑦ 시설목록·사진·도면을 별지로 첨부합니다

특약이 길어지면 시설목록, 사진대장, 공사도면, 관리비표와 인수인계서를 별지로 작성합니다. 계약서에 별지 제목, 작성일, 페이지 수와 파일명을 기재합니다.

⑧ 임대인·임차인·대리인의 권한을 확인합니다

계약 당사자 본인의 서명 여부와 대리인의 권한 범위를 확인합니다. 특히 공사 승인, 원상복구 면제, 보증금 수령·반환 권한이 위임되었는지 구분합니다.

⑨ 계약서와 첨부자료에 서명·날인합니다

계약서뿐 아니라 중요 별지에도 당사자의 확인 표시를 남깁니다. 수정 문구에는 쌍방이 서명·날인하고 빈칸은 사선 또는 여백 표시로 정리합니다.

⑩ 계약 당사자에게 동일한 사본을 교부합니다

계약서와 별지 전체를 같은 순서와 내용으로 교부합니다. 사진과 도면이 전자파일이면 동일한 파일을 전달하고 파일 전달 사실을 확인합니다.

⑪ 계약기간 중 변경 합의를 서면으로 관리합니다

차임, 관리비, 공사, 수선과 원상복구 범위를 변경하면 변경합의서를 작성합니다. 문자나 이메일을 사용하는 경우 변경 조항, 적용일, 기간과 상대방의 명시적 회신을 원본 형태로 보관합니다.

⑫ 종료 전 특약과 증빙자료를 재점검합니다

계약 종료를 앞두고 최초 시설목록, 입주 사진, 공사승인서, 존치 합의와 관리비 정산 기준을 확인합니다. 공동 현장점검일과 보완기한, 인도·열쇠 반환과 보증금 정산 순서를 서면으로 확정합니다.

가상의 사례: 한 문장 특약과 구체적인 특약의 차이

다음은 이해를 돕기 위한 가상의 사례입니다.

사례 1. “현 시설 상태로 임차하며 퇴거 시 원상복구한다”고만 작성한 경우

임차인은 전 임차인이 사용하던 천장형 냉난방기, 덕트, 간이 배수관과 칸막이가 남아 있는 점포를 임차했습니다. 계약서에는 “현 시설 상태로 임차하며 퇴거 시 원상복구한다”는 문구만 기재했습니다.

계약 당시 시설목록을 작성하지 않았고 사진도 일부만 촬영했습니다. 냉난방기가 정상 작동했는지, 덕트와 배수관을 누가 설치했는지, 임차인이 해당 시설을 인수한 것인지도 정하지 않았습니다.

계약 종료 시 임대인은 모든 시설의 철거를 요구했고, 임차인은 입주 전부터 있던 시설이므로 책임이 없다고 주장했습니다. 그러나 계약서와 사진만으로는 “현 상태 인수”가 시설 소유와 고장 책임까지 포함하는지, “원상복구”의 기준 상태가 무엇인지 명확하지 않았습니다.

사례 2. 시설 인수와 복구 기준을 구체적으로 작성한 경우

같은 상황에서 당사자들은 입주 전 시설목록을 작성했습니다. 냉난방기, 덕트, 배수관과 칸막이별로 설치 주체, 소유자, 작동 여부, 임차인의 인수 여부를 표시했습니다.

냉난방기는 임대인 소유 시설로 정하고 계약 전 고장은 임대인이 수리하기로 했습니다. 덕트는 전 임차인이 설치했지만 현 임차인이 무상 인수하고 계약 종료 시 철거하기로 했습니다. 배수관은 임대인의 서면 승인을 받아 교체한 뒤 임대인이 존치를 승인하면 철거하지 않기로 정했습니다.

공사 전에는 공사도면과 공사승인서를 작성하고, 완료 후에는 사진대장과 인수인계서를 추가했습니다. 계약 종료 한 달 전 공동점검일과 원상복구 완료 확인일, 보증금 정산일도 특약에 정했습니다.

두 사례의 차이는 문장이 길고 짧은 데 있지 않습니다. 계약서가 기준을 정하고 시설목록·사진·공사승인서·인수인계서가 그 기준의 대상을 구체적으로 보여 준다는 점에 있습니다.

특약을 다시 검토해야 하는 위험 신호

다음 내용이 계약서에서 확인되면 대상과 범위, 절차를 다시 구체화하는 것이 좋습니다.

“모든 책임과 비용은 임차인이 부담한다”는 포괄적인 문구가 있습니다.
시설목록 없이 “현 상태로 인수한다”고만 적혀 있습니다.
관리비 금액은 있지만 포함 항목과 산정방법이 없습니다.
냉난방기·덕트·배수관 등 기존 시설의 설치 주체와 소유자가 확인되지 않습니다.
공사를 구두로 승인했지만 도면과 승인 범위가 남아 있지 않습니다.
원상복구 기준일과 기준 상태를 보여 주는 사진이 없습니다.
계약서 본문과 특약에서 공사·철거 책임을 다르게 정하고 있습니다.
공동소유자 중 일부만 계약했고 다른 소유자의 동의가 확인되지 않습니다.
대리인이 계약하거나 공사를 승인했지만 위임 범위가 불분명합니다.
보증금 공제 항목과 금액을 임대인이 제한 없이 결정하도록 되어 있습니다.
상가건물 임대차보호법상 권리를 포괄적으로 포기하도록 하는 문구가 있습니다.
“시설목록·사진 별첨”이라고 적었지만 실제 첨부자료가 없습니다.

임대인용 특약 점검 체크리스트

임차인의 예정 업종과 실제 영업 형태를 확인하고 계약상 허용 업종을 특정했습니까?
관리규약상 업종, 영업시간, 간판, 소음·냄새와 공용부 사용 제한을 교부했습니까?
임차인의 공사계획서에서 전기·소방·냉난방·덕트·급배수 변경 범위를 확인했습니까?
승인한 공사와 승인하지 않은 공사를 도면번호와 함께 서면으로 표시했습니까?
공사 승인이 원상복구 면제나 시설 무상 인수를 의미하는지 별도로 정했습니까?
기존 시설의 설치 주체, 소유자, 작동 상태와 고장 책임을 시설목록에 적었습니까?
관리비의 포함 항목, 산정방법, 부가가치세와 정산 주기를 계약서에 적었습니까?
2026년 5월 12일 이후 체결·갱신되어 관리비 내역 제공 규정이 적용되는 계약인지 확인하고 제공 절차를 준비했습니까?
긴급수선과 일반수선의 통지방법, 견적 확인과 업체 선정 절차를 정했습니까?
신규 임차인 후보를 심사할 기준과 회신기한을 중도해지 특약에 반영했습니까?
원상복구 대상과 존치 시설, 공동점검일과 보완기한을 정했습니까?
보증금에서 공제할 가능성이 있는 항목과 산출자료 제공 방법을 정했습니까?

임차인용 특약 점검 체크리스트

건축물대장상 용도와 예정 업종의 적합성을 확인했습니까?
관리규약상 업종, 간판, 영업시간과 공사 제한을 확인했습니까?
인허가가 불가능한 경우 계약 해제와 계약금 처리 기준을 특약에 넣었습니까?
입주 전 냉난방기·전기·배수시설의 작동 상태를 촬영하고 시설목록에 임대인 확인을 받았습니까?
전 임차인 시설과 임대인 소유 시설, 자신이 인수하는 시설을 구분했습니까?
관리비가 정액인지 실비인지와 포함·별도 항목, 배분 기준을 확인했습니까?
전기증설·덕트·급배수 공사의 도면을 제출하고 서면 승인을 받았습니까?
공사 승인서에 퇴거 시 철거·존치 대상이 표시되어 있습니까?
기존 하자와 건물 노후·구조적 하자의 수선 책임을 임차인 사용 중 고장과 구분했습니까?
중도해지 시 차임 부담 종료일, 중개보수와 보증금 반환일을 확인했습니까?
원상복구 기준일과 기준 사진, 제외 시설을 특약과 별지에 적었습니까?
계약서와 모든 별지의 동일한 사본을 교부받고 전자파일 원본을 보관했습니까?

FAQ

Q1. 계약서 특약은 기본 계약조항보다 항상 우선하나요?

항상 우선한다고 단정할 수 없습니다. 특약이 기본 조항보다 구체적이거나 나중에 작성되었다는 점은 계약 해석에서 고려될 수 있지만, 계약서 전체 문언과 작성 경위, 당사자의 의도와 강행규정을 함께 확인해야 합니다.

본문과 특약이 충돌한다면 어느 문구를 적용할지 맡기기보다 계약 체결 단계에서 충돌하는 문구를 수정하고 적용 대상을 명시하는 것이 좋습니다.

Q2. 임차인에게 불리한 특약은 모두 무효인가요?

그렇지 않습니다. 상가건물 임대차보호법 제15조는 해당 법의 규정에 위반되면서 임차인에게 불리한 약정의 효력을 제한합니다.

따라서 임차인에게 경제적으로 부담이 되는 문구라는 이유만으로 곧바로 무효라고 할 수 없습니다. 어떤 법률 규정에 위반되는지, 법이 당사자 합의를 허용하는 사항인지와 구체적인 계약 내용을 확인해야 합니다.

Q3. 구두로 합의한 내용도 특약으로 인정될 수 있나요?

구두 합의도 구체적인 사정에 따라 계약 내용으로 인정될 가능성이 있습니다. 다만 합의 당사자, 대상, 조건과 적용 시점을 입증하기 어렵고 서면 계약 내용과 다를 경우 해석 분쟁이 커질 수 있습니다.

통화나 현장 협의 후 변경합의서를 작성하거나 문자·이메일로 정확한 내용을 보내 상대방의 명시적인 회신을 받는 것이 좋습니다.

Q4. “현 시설 상태로 인수한다”고 쓰면 모든 하자를 임차인이 책임지나요?

그 문구만으로 기존의 모든 하자와 향후 모든 고장 책임이 임차인에게 이전된다고 단정하기 어렵습니다. 어떤 시설을 인수했는지, 하자를 알고 있었는지, 시설 소유자가 누구인지와 수선 책임을 어떻게 정했는지 확인해야 합니다.

시설별 정상 작동 여부와 기존 하자를 시설목록과 사진에 남기고 수리 주체를 특약으로 구분하는 것이 좋습니다.

Q5. 원상복구 범위를 사진으로 정해도 되나요?

사진은 최초 인도 상태와 시설 위치를 확인하는 중요한 자료가 될 수 있습니다. 다만 사진만으로 시설 소유자, 철거·존치 합의와 비용 부담까지 확인되지는 않을 수 있습니다.

사진번호를 시설목록과 연결하고 특약에서 해당 사진대장을 원상복구 기준 자료로 특정해야 합니다. 촬영일이 확인되는 원본도 함께 보관하는 것이 좋습니다.

Q6. 계약 체결 후 문자로 변경한 합의는 어떻게 보관해야 하나요?

일부 화면만 캡처하지 말고 상대방 전화번호 또는 계정, 작성일시와 앞뒤 대화가 보이도록 보관합니다. 변경되는 계약 조항, 적용일, 금액, 기간과 예외가 명확하게 기재되어야 합니다.

가능하면 별도의 변경합의서를 작성하고 문자·이메일은 합의 경위와 도달을 확인하는 자료로 함께 보관하는 것이 좋습니다.

Q7. 표준계약서를 사용하면 별도 특약이 필요 없나요?

법무부 표준계약서는 상가건물 임대차의 기본 확인사항과 계약 구조를 제공하는 공식 양식입니다. 그러나 개별 점포의 시설 상태, 공사, 인허가, 관리비 배분, 중도해지와 원상복구 범위까지 모두 대신할 수는 없습니다.

표준계약서를 기초로 사용하되 개별 계약의 시설목록, 사진, 공사도면과 관리규약을 확인해 필요한 특약을 추가해야 합니다. 법무부도 표준계약서의 특약란에 당사자가 별도로 합의한 사항을 추가할 수 있다고 안내하고 있습니다.

결론

상가·사무실 임대차에서 특약은 기본 계약서에 없는 문장을 많이 추가하는 작업이 아닙니다. 해당 점포의 업종, 시설, 공사, 관리비, 수선과 계약 종료 과정에서 기본 조항만으로 판단하기 어려운 내용을 구체화하는 작업입니다.

계약 자유의 원칙에 따라 당사자는 법률이 허용하는 범위에서 개별 기준을 정할 수 있습니다. 그러나 서명한 특약이라고 해서 모두 유효한 것은 아니며, 강행규정이나 사회질서에 반하는 내용은 효력이 제한될 수 있습니다.

센터랩 인사이트의 공인중개사 실무 관점에서 좋은 특약은 한쪽에 유리한 강한 문구보다 제3자가 읽어도 대상, 처리 순서, 비용 부담과 증빙자료를 같은 의미로 이해할 수 있는 문구입니다.

특약이 길어질 때는 내용을 생략하기보다 시설목록, 사진대장, 공사승인서와 인수인계서를 별지로 작성해야 합니다. 계약 체결 후 조건을 변경했다면 최초 계약서에 손으로 메모하는 데 그치지 말고 변경 대상과 적용일을 서면으로 확정하는 것이 좋습니다.

안내: 본 글은 상가·사무실 임대차와 부동산 계약에 관한 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었으며, 개별 사건에 대한 법률 자문이나 결과를 보장하지 않습니다. 실제 판단은 계약서 내용, 당사자 간 합의, 증빙자료와 구체적인 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다. 분쟁이 발생했거나 중요한 법적 결정을 앞둔 경우에는 변호사 또는 대한법률구조공단 등 전문기관의 상담을 받으시기 바랍니다.

참고자료

국가법령정보센터｜민법｜제103조의 반사회질서 법률행위와 제105조의 임의규정 등 특약의 법적 한계와 당사자 합의 기준｜시행 2026년 3월 17일｜확인일 2026년 7월 8일
국가법령정보센터｜상가건물 임대차보호법｜제15조 강행규정, 제19조의2 관리비 내역 제공 요청권·제공 의무와 부칙의 적용례｜시행 2026년 5월 12일｜확인일 2026년 7월 8일
국가법령정보센터｜상가건물 임대차보호법 시행령｜제8조에 따른 관리비 비용 항목별 내역과 월 관리비 10만 원 미만인 경우의 제공 기준｜시행 2026년 5월 12일｜확인일 2026년 7월 8일
법무부｜상가건물 임대차 표준계약서 안내｜관리비 기재사항, 특약란 활용 방법과 표준계약서 원본·사용용 양식 안내｜확인일 2026년 7월 8일
법무부｜상가건물 임대차 표준계약서 양식 개선 안내｜2024년 5월 8일 개선된 관리비 기재 구조와 주요 변경사항｜발표 2024년 5월 8일｜확인일 2026년 7월 8일